從學習2Do軟體反思個人學術工作流

紫式晦澀每日一篇文章第14天

前言

1. 今天是2022年第12天, 全年第2週, 一月的第二個週三. 昨日休息後, 今天精力旺盛. 早上思考2Do代辦事項軟體的思維邏輯, 獲得很大的啟發, 今天趕緊寫文章來記錄所思所想.

2. 今天的素材主要來自2do的官方文檔 以及個人之前分享的學術工作流. 對於做事的方法, 在今天得到很大的突破！非常棒.

重新思考學術工作流: 目標, 計畫, 列表, 任務

3. 學術工作流: 目標, 計畫, 列表, 任務: 從各種職場書籍裡面可以看到各式各樣的管理; 其核心差別其實是看事情的「格局(Scope)」, 也就是要達成的事情的複雜程度. 目前能夠理解到有四個階段: 目標, 計畫, 列表, 任務; 其時間的分佈大概為 3個月, 1個月, 1個禮拜, 1天. 掌握時間的顆粒度顯得十分十分的重要

4. 目標, 計畫, 列表, 任務的心法: 感覺還差一步就可以上升到職業發展人生規劃的層次！

• 目標: 從「中期願景」到「短期目標」—>目標管理
• 計畫: 從「短期目標」到「抽象該做的事」–> 項目管理
• 列表: 從「抽象該做的事」到「具體可做的事」—> 任務管理
• 任務: 從「具體可做的事」到「實際完成的事」—> 精力管理

2Do使用手冊組成邏輯: Meta-work 與Work; 管理列表(Lists)與 管理任務(Tasks)

5. 列表是Meta-Work; 任務是Work: 這個是思維重大突破點; 當我們在安排一天的事情時, 就類似煮菜前的「備料」. 如果把「工作」比喻成「煮菜」, 那麼「元工作」就是「備料」. 當我們把元工作做好, 那實際在工作就可以減少精力磨損. 這個秘笈是「全神貫注」的關鍵.

6. 管理列表: 做Pre-Work. 先把「抽象該做的事」切成「具體可做的事」.

7. 管理任務: 做Work. 用「精力」完成「具體可做的事」.

元工作流(Meta-Workflow): 主要文件, 程式試錯, 知識生產, 每日文章

8. 元工作流(Meta-Workflow): 之前分享學術工作流時, 說到的庫柏學習圈理論的四個階段; 這正好就可以成為「元工作」的四種類型, 藉此驅動「每日工作」; 而「每日工作」在具現化為「列表」, 結構化實際要執行的「任務」.

9. 抽象概念化(思考; Abstract Conceptualization): 主要文件; 與「職涯發展」直接相關的, 工作的重要文件. 寫論文, 寫研究報告都屬於這個層次

10. 具體經驗(感覺; Concrete Experience): 程式試錯; 任何「論證」類型的工作, 實際自己做一趟, 掃雷可能會卡住的地方, 排除未知的風險。復現他人程序的代碼, 復現他人文章的引理證明, 都屬於這個類型.

11. 反思觀察(觀看; Reflective Observation):知識生產; 任何「獲取新知」類型的工作. 學習新的概念, 擴增個人知識庫, 同步最新的科學與技術. 讀文獻, 學課程, 接觸新的mindset, 都屬於這個類型.

12. 主動驗證(執行; Active Experimentation):每日文章; 任何「快速輸出」類型的工作. 從心血來潮開始, 把收集到的資訊做「總結」, 「重排」, 「再組織」, 發現資訊後面更深一層的意義. 每日文章, 小總結, 科普文, 談話, 給課程, 都是屬於這個類型.

2Do待辦清單軟體細節: 用戶介面,

User interface有五個成分: Toolbar, Lists Panel, Tasks list, Utility Panel, Calendar

13. Toolbar: 創造新的task, 新的project或sub-task; 搜尋; 查看Utility Panel

14. Lists Panel: 三個環節-Focus, Personal, Smart Lists

15. Tasks list: 展現各種輸入的Tasks

16. Utility Panel: 以Tags與Locations來過濾Tasks**

17. Calendar: 展示目前的時間

Lists Panel的三個環節: Focus, Personal, Smart Lists

18. Focus: 有「內建lists」來做filter. 分別有All, Today, Starred, Scheduled, Done.

19. Personal: 塗色以做collection. 可以收集 Tasks, Projects或Checklists.

20. Smart Lists: 一言以蔽之是「搜尋儲存(Saved searches)」. 可使用地點, 動態日期範圍, 固定日期, Tags, 關鍵字等等.

五種物件: Lists, List group, Tasks, Projects, Checklists

21. Lists: 列表是任務, 項目, 核對表的「收集」. 可以被排序, 過濾, 密碼保護, 塗色. A list is a collection of simple tasks, projects and checklists. Lists can be sorted independently, filtered, password protected and colored.

22. List group: 列表群是列表的「收集」. 可以用來組織與重整列表. A list group is a collection of lists. You can create multiple list groups and use them to organize and rearrange your lists.

23. Tasks: 任務是「代辦事項」且可以擁有「1.標題 2.備忘 3.優先級4. 起始日期 5.結束日期6. 語音備忘 7. 圖片. 8. 多重提醒 」. 任務可以「規律重複」. A task represents a to-do item and can have its own title, a note, priority, start and due dates, an embedded audio note, an embedded picture, and multiple alarms. A task can also be set to repeat periodically upon completion based on due date or completion date.

24. Projects: 項目也可以擁有「1.標題 2.備忘 3.優先級4. 起始日期 5.結束日期6. 語音備忘 7. 圖片. 8. 多重提醒 」另外, 項目可以包含「簡單任務」與「子任務」A project has all the properties of a simple task. Additionally, a project can contain other simple tasks as sub-tasks.

25. Checklists: 核對表是「單一執行的項目」: 子任務無法指定「到期/起始日」, 其「到期/起始日」繼承自核對表

後記

再見了，20代的資訊與形式之蠱

歡迎來到30代的結構與價值之魅

26. 到此思考整理了2do的官方文檔 以及個人之前分享的學術工作流, 所帶來的工作流思維重大突破.

27. 寫作後寫出了「元工作流」這個系統, 非常酷而好用. 這個系統可以是學術工作流的2.0版本, 能夠自驅動任務產生與管理! 天天向上, 共勉之！

2022.01.12. 紫蕊 於 西拉法葉, 印第安納, 美國.