讀山口拓郎的摘要力

紫式晦澀每日一篇文章第37天

前言

1. 今天是2022年第35天, 全年第5週, 二月的第1個週五. 今天來磨練「摘要」的技術, 標準化相關的知識系統.

2. 今天的素材主要來自文章:

• 摘要力：刪掉9成重點，比別人強10倍的表達力

摘要力:向「誰」, 「如何」表達「什麼」

工作 = 不斷摘要

摘要三步驟:

• 1. 收集資訊: Input
• 2. 整理資訊: Process
• 3. 表達資訊: Output

資訊的種類(收集資訊):

• 1.他人所說的話語（包含閒聊）
• 2.開會討論時聽到的內容
• 3.親身經歷之事
• 4.感官接收到的感受
• 5.研習或研討會學到的知識
• 6.文件、資料、信件等記載的資訊
• 7.報章雜誌或書籍的媒體資訊
• 8.網站或社群軟體中的資訊
• 9.以各式資訊做為根柢, 自己另外衍生出的「想法」或「意見」
• 10.以資訊為基礎建立的「預測」或「假設」

資訊分類三件事(整理資訊):

• 1. 判斷資訊必要與否
• 2. 將資訊分門別類
• 3. 為資訊制定優先順序

精簡資訊(表達資訊):

• 將資訊轉為「有連貫性」的內容
• 表達時捨割九成內容

向對方傳達的資訊優先順序:

• 1. 滿足對方需求的資訊
• 2. 感覺會讓對方開心的資訊
• 3. 自己想表達的資訊

步驟一: 收集資訊–收集充分必要的資訊

訣竅一: 收集充分必要資訊

訣竅一: 收集充分必要資訊:

• 討論的前提, 是擁有該話題的相關資訊.

訣竅二: 從信任的出處收集資訊

訣竅二:從信任的出處收集資訊:

• 可信度高的情報源或熱線.
• 高品質資訊

訣竅三: 設置資訊收集天線

訣竅三:設置資訊收集天線:

• 設置天線, 就是「命令大腦」, 收集特定方面的資訊.
• 關注–>收集.

訣竅四: 利用「自我提問」提高資訊品質-5W3H, If.

訣竅四:利用「自我提問」提高資訊品質:

• 以自我提問, 確認資訊的「真實性」和「價值」.
• 5W3H: Who, what, when, where, why; how, how many, how much.
• If: 如果, 預想還沒成為現實的事物
• Why: 理由, 原因, 根據, 動機
• How: 引導出某事物的方法, 今後將來行動, 進展, 策略.

訣竅五: 分別使用封閉性問題與開放性問題

訣竅五: 分別使用封閉性問題與開放性問題:

• 封閉式-得到對方意見態度: 是或否; A或B, 讓對方只能選擇其一.
• 開放式-得到對方意見想法: 回答範圍不受限, 引導出對方意見或想法.

訣竅六: 消除資訊中的「主觀想法」

訣竅六: 消除資訊中的「主觀想法」:

• 收幾資訊時, 應注意「認知偏差」, 「刻板印象」,「偏見」
• 沒有自己體驗, 就先因為評分與意見對其假設好印象壞印象.
• 保持自覺, 意識到人類是有「認知偏差」的生物.

訣竅七: 提升「後設認知」, 客觀審視自我思考及行為的能力

訣竅七:提升「後設認知」, 客觀審視自我思考及行為的能力:

• 客觀審視自我思考與行為.
• 寫下自己的想法和情緖（客觀看待自己的想法和情緖）
• 寫下發生在自己身上的事（客觀看待事件）
• 讓他人對自己的言行做出評價（客觀看待自我）
• 思考並寫下「對方可能的想法」（客觀看待對方情緖）
• 閱讀小說 / 看電影 (感受不同人的各種想法和心情)

貼標籤?

訣竅八: 收集資訊, 先看透「本質」-觀察力+洞察力

訣竅八: 收集資訊, 先看透「本質」:

• 本質: 提高摘要的精確度
• 觀察力: 肉眼可見資訊
• 洞察力: 內眼不可見, 書沒寫出來的部分
• 透過觀察, 增加自己所認知的事物, 提高看透本質的能力

訣竅九: 類推法利用資訊擴展思維

訣竅九:類推法利用資訊擴展思維:

• 類推: 將已知情報和經驗, 應用在未知的領域上

訣竅十: 養成轉換「抽象資訊具體資訊」的習慣-關鍵字

訣竅十: 養成轉換「抽象資訊具體資訊」的習慣:

• 收集情報, 掌握主題關鍵字, 是重要習慣.
• 「詞彙」等同於「資訊網」; 增加「理解的詞彙量」與「詞彙間的連結」
• 詞彙: 具體資訊, 抽象資訊.
• 多個具體資訊–>一個抽象資訊
• 一個抽象資訊–>多個具體資訊

步驟二: 整理資訊–將資訊分類

訣竅一:從理想目標回推以整理資訊

訣竅一:從理想目標回推以整理資訊:

• 摘要的最終目標: 藉由輸出, 將對對方有價值的資訊傳達給對方.
• 回推: 找到適合整理資訊的方式.

訣竅二: 利用「具體分類思考」徹底整理資訊

訣竅二: 利用「具體分類思考」徹底整理資訊:

• 替資訊貼「標籤」
• 先引導出對方的需求

訣竅三: 訓練「優先順序思考」

訣竅三: 訓練「優先順序思考」:

• 從分好類的資訊, 挑出所需資訊, 制定先後順序.
• 選擇：具體分類思考能力
• 決策: 優先順序思考能力

訣竅四: 摘要的資訊是活的, 需不斷更新-假設, 實踐, 驗證, 修正.

訣竅四: 摘要的資訊是活的, 需不斷更新:

• 意識到「資訊是活著的」
• 步驟(1)…..建立一個能檢側該資訊是否有效的假設
• 步驟(2)……實踐(1)的假設
• 步驟(3)…..驗證(2)的實驗結果
• 步驟(4)…..根據(3)的結果修正自己的資訊

步驟三: 表達資訊–簡潔的傳達給對方

訣竅一: 避免「說太多」或「說不夠」

訣竅一: 避免「說太多」或「說不夠」:

• 說太多: 需提高資訊整理的品質
• 說太少: 注意前提大綱主詞受詞

訣竅二:按照「主幹–>樹枝–>樹葉」的順序說話

訣竅二:按照「主幹–>樹枝–>樹葉」的順序說話:

• 主幹: 整體架構
• 樹枝: 更具體
• 樹葉: 更更具體

訣竅三: 「一句話」描述整體及結論的技巧

訣竅三: 「一句話」描述整體及結論的技巧:

• 一句話說重點: 抽象化思考, 與之前的具體分類思考相反.

訣竅四: 用「主題＋結論優先型」做說明-主題, 結論, 理由, 細項

訣竅四: 用「主題＋結論優先型」做說明:

• (1)主題（現在要說的內容整體大綱）
• (2)結論（你想要表達的重點「臨死前最想說的話！」）
• (3)理由（得到此結論的理由）
• (4)細項（跟結論有關的細項）

訣竅五: 用「列舉型」做說明-整體架構, 列舉1, 列舉2, 列舉3, 總結

訣竅五: 用「列舉型」做說明-整體架構, 列舉1, 列舉2, 列舉3, 總結:

• (1)整體架構（有幾個重點？)
• (2)列舉1（第一項重點）
• (3)列舉2（第二項重點）
• (4)列舉3（第三項重點）
• (5)總結

訣竅六: 增加具體性關鍵字, 使用「數字」或「確切名詞」

訣竅六: 增加具體性關鍵字, 使用「數字」或「確切名詞」:

• 確認對方懂不懂「數字」或「確切名詞」.

訣竅七: 回答問題所需的「瞬間摘要力」

訣竅七: 回答問題所需的「瞬間摘要力」:

• 回答問題流程: 收集資訊(掌握對方提問的目的)–>整理手中資訊–>表達資訊.
• (1)正確理解對方提問目的的能力
• (2)確實回答對方提問的應答能力

訣竅八: 將摘要「以圖表呈現」

訣竅八: 將摘要「以圖表呈現」:

• 一目瞭然, 瞬間看懂
• 收集資訊–> 整理資訊

訣竅九: 提高抽象度表達, 譬喻-本質與喻依

訣竅九: 提高抽象度表達:

• 具體令人感覺攏長
• (1)先找出跟原本事件「本質」相通的「喻依」 (譬喻內容)
• (2)這個「喻依」必須是對方知道的東西
• (3)這個「喻依」最好是容易被想像成具體圖片或形象的內容

後記

今天花了90分鐘把「摘要力」這本書走了一趟. 其中也利用了IPO模型, 來從輸入, 處理, 輸出三個方面給內容. 在輸入的過程中, 「關鍵字」是摘要力的根本; 在處理的過程, 根據需求做摘要的迭代; 在輸出的過程, 以模板範本, 從主幹樹枝樹葉的順序給出有結構的報告. 整體非常實用, 而且現在實戰經驗充分, 幾乎所有的策略都親身實踐過了. 但仍然可以欣賞其組織這些材料成系統的功力, 非常棒. 天天向上, 共勉之!

2022.02.04. 紫蕊 於 西拉法葉, 印第安納, 美國.